7 passos para definir o orçamento do seu próximo evento

7 passos para definir o orçamento do seu próximo evento

Um evento de sucesso começa muito antes de sua data, pois tudo deve ser previamente planejado e muito bem organizado. Apesar de parecer óbvio, muitas pessoas acabam simplesmente se esquecendo de uma etapa primordial do processo: o orçamento de evento.

Por ser tão lógico, esse item acaba deixado de lado. A correria que antecede a realização do evento acaba fazendo com que a parte financeira seja esquecida, prejudicando-o severamente, gerando prejuízos e, até mesmo, colocando em risco todo um trabalho realizado.

Neste artigo, você encontrará 7 passos simples para que possa definir o orçamento de seu próximo evento. Acompanhe!

1. Organize do início ao fim

Não há como discutir sobre o orçamento de eventos sem tocar no ponto da organização que deve estar presente desde a concepção do projeto até sua finalização: a coleta e a análise de resultados. Portanto, essa é a primeira dica que vamos passar hoje.

Como mencionado, essas etapas óbvias acabam sendo deixadas de lado, mas continuam sendo primordiais para o sucesso de seu próximo evento. Portanto, confira algumas práticas de organização que podem ajudar no processo de definição de um orçamento:

  • criação de fichas de cadastro de fornecedores (para pesquisar pelos melhores preços);
  • elaboração de uma planilha para controle de entrada e saída de recursos;
  • utilização de pastas para armazenar documentos;
  • implantação da cultura de realizar reuniões com todos os envolvidos e registrar os pontos discutidos em atas.

A organização, além de auxiliar na fixação de um orçamento de evento, também ajudará você a se resguardar quanto a quaisquer problemas e questionamentos realizados por algum envolvido no processo. Isso porque tudo estará registrado e armazenado.

2. Defina os objetivos

Passada a questão da organização, vamos mostrar outro critério que também é recorrentemente esquecido pela maioria das pessoas envolvidas com a promoção de eventos: a definição de objetivos.

Um evento de sucesso precisa ter uma razão para acontecer. Além disso, é necessário que você saiba medir ou mensurar se tal objetivo foi alcançado — e não há como medir algo que não pode ser mensurado.

Podemos encontrar um claro exemplo de quanto a definição de objetivos é importante até mesmo em um inocente filme infantil, como Alice no País das Maravilhas. Nele, um personagem diz: “para quem não sabe aonde quer chegar, qualquer caminho basta”.

Acontece que, em muitos casos, o rumo tomado por seu evento pode não ser aquilo que você esperava e, por isso, é muito importante a definição de um objetivo específico e muito claro. Para isso, ainda temos que observar outro fator: o público. Mas esse é um assunto para o próximo tópico. Continue lendo!

3. Delimite o público

Os objetivos e a definição de público são fatores que estão diretamente ligados. Não adianta, por exemplo, você organizar um evento para pessoas jovens e gastar todo o seu orçamento de marketing em meios de publicidade que são consumidos por outra faixa etária.

Portanto, a definição desse critério é crucial para o orçamento de seu evento. Evita-se, assim, que o dinheiro seja gasto com divulgação para pessoas que não são o seu público-alvo. Além disso, é possível delimitar os perfis que estarão presentes no evento.

4. Analise os fornecedores

Entendidos os três pontos discutidos, vamos passar para uma etapa mais prática da elaboração de seu orçamento — a escolha de fornecedores. Tudo deve começar com uma simples pesquisa na internet, local em que você pode encontrar uma série de empresas que fornecem os mais variados produtos.

Feito isso, você precisa analisar a credibilidade de cada fornecedor no mercado (em alguns casos, nem vale a pena procurar determinada empresa). Para conhecer o passado dessas organizações, o procedimento é bem simples: procure por elas em sites de reclamações ou com clientes que já contrataram seus serviços.

Você deve fazer isso para cada uma das necessidades de seu evento e, assim, realizar um verdadeiro inventário de fornecedores, com diversas opções. Dessa forma, além de conseguir negociar preços, você não corre o risco de ficar na mão de apenas um fornecedor, que pode não atender a algumas demandas específicas.

5. Não se esqueça dos itens primordiais

Você não pode se esquecer de incluir no orçamento aqueles itens indispensáveis para que o evento ocorra, como: palestrante, deslocamento, estrutura, entre outros. Para tanto, esses elementos devem estar diretamente ligados ao objetivo e ao público que o presenciará.

6. Estabeleça um limite de gastos

Também é importante que seu orçamento tenha um limite de gastos (ou uma espécie de ponto de equilíbrio). Nele, se os custos ultrapassarem determinado valor, você passará a lograr prejuízos. Isso evita que o evento acabe gerando problemas para você e os demais envolvidos.

Caso você verifique que o orçamento disponível não suporta o evento planejado, há duas opções: ou o planejamento deve ser refeito com o objetivo de reduzir o valor da organização, ou será necessário buscar por mais parcerias para arrecadar recursos.

7. Considere contratar uma empresa especializada

Por fim, uma dica excelente é contar com o apoio de uma empresa especializada em realização de eventos. Assim, você poderá gozar de alguns benefícios, como os que apresentaremos a seguir:

Profissionais especializados

As empresas especializadas em realização de eventos já contam com o apoio de profissionais qualificados e 100% comprometidos com o resultado desse tipo de acontecimento. Eles podem ajudar você a descobrir o público e a fixar objetivos, entre outros pontos essenciais.

Solução de problemas

Além de ajudarem na fixação do orçamento, os profissionais desse tipo de companhia também auxiliarão você no dia do evento. Assim, possíveis problemas que surgirem poderão ser solucionados por tais pessoas, que já estão acostumadas com esse tipo de questão.

Otimização de recursos

Muitos não terceirizam a produção de eventos por acreditarem que esse tipo de serviço é muito caro. No entanto, contratar uma empresa com experiência e know-how nessa atividade pode fazer com que você acabe economizando dinheiro de seu orçamento.

Essas empresas já conhecem os melhores fornecedores do mercado e têm mais credibilidade para negociar descontos e condições de pagamento com eles. Além disso, podem ajudar no corte de gastos que não são essenciais para a realização de seu evento.

Gostaria de saber mais sobre como elaborar um orçamento de evento? Então, entre em contato conosco. Temos uma equipe especializada e pronta para responder a todas as suas dúvidas!

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